Hối phiếu là gì? Khái niệm, đặc điểm và vai trò chi tiết

Hối phiếu là gì? Trong lĩnh vực tài chính và thương mại, đây là một trong những công cụ thanh toán được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay. Bài viết này của OPES sẽ phân tích toàn diện về khái niệm, tính năng đặc trưng, vai trò thực tiễn và quy trình vận hành của công cụ này, nhằm giúp người đọc nắm bắt kiến thức cần thiết để ứng dụng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

1. Hối phiếu là gì? Định nghĩa và bản chất pháp lý

Về mặt khái niệm, hối phiếu (tiếng Anh: Bill of Exchange) được hiểu là một văn bản có giá trị pháp lý, thể hiện yêu cầu thanh toán không có điều kiện từ bên chủ nợ (người ký phát) đối với bên con nợ (người bị ký phát) nhằm chi trả một khoản tiền cụ thể cho người được hưởng lợi tại thời điểm được ấn định.

Theo luật pháp Việt Nam hiện hành, công cụ này được xác định như một loại giấy tờ xác nhận quan hệ vay nợ trong thời gian ngắn. Người phát hành (bên đi vay) có trách nhiệm hoàn trả số tiền cho người cho vay theo đúng thời hạn quy định hoặc khi có yêu cầu thanh toán được đưa ra.

Từ góc độ pháp lý, đây là một phương tiện thanh toán mang tính ràng buộc cao, được pháp luật công nhận và có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế thực hiện thông qua hệ thống tư pháp khi cần thiết.

1.1. Hối phiếu đòi nợ và hối phiếu nhận nợ là gì?

Trong ứng dụng thực tế, công cụ này được chia thành hai nhóm chính theo mục tiêu sử dụng:

Loại đòi nợ: Được bên chủ nợ tạo lập để yêu cầu con nợ hoàn trả số tiền đã cho vay. Đây là hình thức được áp dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong lĩnh vực ngoại thương.

Loại nhận nợ: Do con nợ chủ động lập ra để cam kết hoàn trả khoản nợ cho chủ nợ. Hình thức này thường xuất hiện trong các giao dịch có chu kỳ thanh toán kéo dài.

Ví dụ thực tiễn: Doanh nghiệp A bán hàng cho doanh nghiệp B ở nước ngoài. Doanh nghiệp A có thể tạo lập loại đòi nợ để yêu cầu doanh nghiệp B thanh toán tiền hàng trong vòng 45 ngày sau khi giao hàng.

Hối phiếu thường được sử dụng trong thương mại quốc tế để đảm bảo thanh toán giữa các bên

1.2. Hối phiếu khác gì lệnh phiếu và séc?

Để có cái nhìn rõ nét hơn, cần so sánh với các công cụ thanh toán khác:

2. Đặc điểm nổi bật của hối phiếu

Công cụ này sở hữu ba đặc tính cốt lõi giúp phân biệt với các phương tiện thanh toán khác:

• Tính bắt buộc tuân thủ: Đây là mệnh lệnh chi trả không có điều kiện. Người bị ký phát buộc phải thực hiện thanh toán theo đúng nội dung được ghi nhận, không được chậm trễ hay khước từ vì bất kỳ lý do nào, ngoại trừ trường hợp vi phạm quy định pháp luật.

• Tính độc lập: Trên văn bản không cần thiết phải ghi rõ nguyên nhân tạo lập mà chỉ cần thể hiện số tiền cần chi trả và các thông tin liên quan đến việc thanh toán. Hiệu lực pháp lý không bị ảnh hưởng bởi lý do ban đầu.

• Tính linh hoạt lưu chuyển: Có thể được chuyển giao một hoặc nhiều lần trong thời gian có hiệu lực, tạo điều kiện thuận lợi cho việc luân chuyển vốn trong hệ thống kinh tế.

>>> Xem thêm: Kỳ phiếu là gì? Định nghĩa và vai trò trong tài chính

3. Chức năng của hối phiếu trong thực tiễn

Công cụ này đảm nhiệm ba vai trò quan trọng trong hệ thống thanh toán và tín dụng:

• Vai trò thanh toán: Đóng vai trò như công cụ để người bán thu tiền từ người mua, thay thế cho việc sử dụng tiền mặt trong các giao dịch kinh doanh. Điều này mang lại hiệu quả cao trong thương mại quốc tế khi việc vận chuyển tiền mặt gặp nhiều rào cản.

• Vai trò bảo đảm: Do có giá trị được pháp luật công nhận, có thể được sử dụng để mua bán, thế chấp, cầm cố nhằm đảm bảo cho các giao dịch tài chính khác. Các ngân hàng thường chấp nhận như một loại tài sản bảo đảm hợp lệ.

• Vai trò tín dụng: Đóng vai trò thiết yếu trong việc cung cấp tín dụng thương mại và tín dụng ngân hàng. Thông qua công cụ này, các doanh nghiệp có thể tiếp cận nguồn vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính.

4. Các bên tham gia vào hối phiếu

Trong một giao dịch sử dụng công cụ này, có thể có tối đa 6 bên tham gia với những vai trò khác biệt:

• Người tạo lập (Drawer): Là bên lập ra và ký phát, thường là chủ nợ trong giao dịch. Bên này có quyền yêu cầu thanh toán và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của văn bản.

• Người có nghĩa vụ trả (Drawee): Là bên có trách nhiệm chi trả số tiền ghi nhận, thường là con nợ. Sau khi ký xác nhận, bên này trở thành người chấp thuận.

• Người được hưởng lợi (Beneficiary): Là bên có quyền nhận chi trả số tiền được ghi nhận. Tùy hoàn cảnh, có thể là người được chỉ định, người nhận chuyển giao hoặc người nắm giữ.

• Người xác nhận (Acceptor): Là người có nghĩa vụ trả sau khi đã ký xác nhận. Đối với loại trả ngay, không cần thực hiện thủ tục xác nhận.

• Người chuyển giao (Endorser): Là bên chuyển quyền hưởng lợi cho người khác thông qua việc trao tay hoặc thủ tục ký hậu.

• Người bảo lãnh (Avaliseur): Khi đến hạn nhưng người xác nhận không chi trả, người bảo lãnh sẽ có trách nhiệm thanh toán thay. Thường là ngân hàng hoặc tổ chức tài chính.

Người lập hối phiếu là người bán hoặc người cho vay tiền

5. Các loại hối phiếu phổ biến hiện nay

Công cụ này được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau để đáp ứng các nhu cầu sử dụng cụ thể trong thực tiễn.

5.1. Hối phiếu căn cứ vào thời hạn thanh toán

Loại trả tức thì (At sight bill): Việc chi trả phải được thực hiện ngay khi người có nghĩa vụ trả nhìn thấy văn bản. Trong thực tế, thanh toán thường được thực hiện trong vòng 2 ngày làm việc sau khi được xuất trình.

Ví dụ minh họa: Trong giao dịch COD (thanh toán khi giao hàng), người mua phải chi trả ngay khi nhận hàng thông qua loại trả tức thì.

Loại có thời hạn (Usance bill/Time bill): Người tạo lập quy định thời gian chi trả cụ thể, thường từ 30-180 ngày. Loại này được sử dụng phổ biến trong thương mại quốc tế để tạo điều kiện cho người nhập khẩu chuẩn bị nguồn vốn.

5.2. Hối phiếu căn cứ vào chứng từ kèm theo

Loại đơn thuần (Clean Bill): Là loại không kèm theo chứng từ thương mại nào. Thường được sử dụng trong các giao dịch tài chính thuần túy, không liên quan đến hàng hóa.

Loại kèm chứng từ (Documentary Bill): Bao gồm các chứng từ thương mại như vận đơn, hóa đơn, giấy chứng nhận chất lượng. Được chia thành:

• Loại kèm chứng từ trả tiền ngay (D/P): Người nhận chỉ được nhận chứng từ sau khi đã thanh toán.

• Loại kèm chứng từ có xác nhận (D/A): Người nhận có thể nhận chứng từ sau khi ký xác nhận.

5.3. Hối phiếu căn cứ vào tính chuyển nhượng

Loại chỉ định cụ thể (Nominal Bill): Chỉ người được ghi tên rõ ràng mới có quyền thụ hưởng. Loại này có tính bảo mật cao nhưng hạn chế tính linh hoạt.

Loại không chỉ định (Bearer Bill): Không ghi tên người thụ hưởng cụ thể mà chỉ ghi "trả cho người nắm giữ". Bất kỳ ai sở hữu đều có thể trở thành người thụ hưởng.

Loại chuyển giao theo lệnh (Order Bill): Có thể chuyển giao thông qua thủ tục ký hậu. Trên văn bản có ghi "Pay to the Order of..." kèm tên người thụ hưởng.

5.4. Hối phiếu căn cứ vào người ký phát hối phiếu

Loại thương mại (Trade Bill): Do doanh nghiệp tạo lập trong các giao dịch kinh doanh, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Người xuất khẩu sử dụng để đòi tiền người nhập khẩu hoặc ngân hàng mở thư tín dụng (L/C).

Loại ngân hàng (Bank Draft): Do ngân hàng tạo lập, ra lệnh cho ngân hàng đại lý thanh toán số tiền nhất định cho người thụ hưởng. Loại này có độ tin cậy cao do được bảo lãnh bởi ngân hàng.

>>> Xem thêm: Lưu ký chứng khoán là gì? Quy trình, lợi ích và lưu ý quan trọng

6. Nội dung bắt buộc trên hối phiếu

Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực, một văn bản hoàn chỉnh phải có đủ 8 yếu tố bắt buộc sau:

• Tiêu đề rõ ràng: Được ghi bằng ngôn ngữ sử dụng để lập văn bản.

• Yêu cầu thanh toán không điều kiện: Câu lệnh rõ ràng yêu cầu chi trả.

• Số tiền cần thanh toán: Ghi bằng cả số và chữ, phải khớp nhau.

• Tên người có nghĩa vụ trả: Thông tin chính xác của người có trách nhiệm thanh toán.

• Tên người được hưởng lợi: Có thể là tên cụ thể hoặc "theo lệnh của...".

• Ngày đáo hạn: Thời điểm phải thực hiện thanh toán.

• Địa điểm thanh toán: Nơi thực hiện giao dịch chi trả.

• Chữ ký người tạo lập: Xác nhận tính xác thực của văn bản.

Hối phiếu giúp giảm rủi ro thanh toán và tạo thuận lợi trong giao dịch thương mại

7. Các bước thanh toán bằng hối phiếu

Quy trình sử dụng trong thanh toán bao gồm 5 bước chính:

Bước 1 - Xác nhận thanh toán: Sau khi được tạo lập phải xuất trình cho người có nghĩa vụ trả để ký xác nhận, đặc biệt với loại có thời hạn. Việc xác nhận tạo ra nghĩa vụ pháp lý chính thức.

Bước 2 - Ký hậu: Đây là quá trình chuyển quyền sở hữu từ người này sang người khác. Người ký hậu ký vào mặt sau và trao cho người được chuyển giao.

Bước 3 - Bảo lãnh: Khi đến hạn, người thứ ba (thường là ngân hàng) cam kết thanh toán thay nếu người xác nhận không thực hiện nghĩa vụ.

Bước 4 - Kháng nghị: Nếu người trả tiền từ chối thanh toán, người thụ hưởng phải lập văn bản kháng nghị trong vòng 2 ngày làm việc. Sau đó thông báo cho người chuyển giao trong vòng 4 ngày để yêu cầu thanh toán.

Bước 5 - Chiết khấu: Người thụ hưởng có thể mang văn bản chưa đáo hạn đến ngân hàng để nhận tiền ngay, nhưng với số tiền thấp hơn giá trị ghi do bị trừ lãi suất chiết khấu.

Công cụ tài chính này đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động thương mại và tín dụng, mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia giao dịch. Việc nắm vững khái niệm, đặc điểm và phương thức hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân sử dụng hiệu quả công cụ này trong các hoạt động kinh doanh.

Các bài viết liên quan:

• Tài sản ngắn hạn là gì? Phân nhóm và vai trò của tài sản ngắn hạn

• Trái phiếu chính phủ là gì? Lợi ích và cách đầu tư an toàn 2025

OPES hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích về hối phiếu là gì, giúp bạn nắm vững kiến thức cần thiết để áp dụng trong thực tiễn. Với sự phát triển của nền kinh tế, công cụ này vẫn tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thanh toán và tín dụng hiện đại. Ra đời từ năm 2018, OPES mang trong mình DNA công nghệ cùng sức mạnh từ hệ sinh thái số thuộc VPBank, đang từng bước khẳng định vị thế nhà bảo hiểm số hàng đầu tại Việt Nam. Với sự thấu hiểu thị trường & khách hàng, OPES sở hữu danh mục sản phẩm bảo hiểm phi nhân thọ đa dạng như: Sống vui khỏe, Ở an nhiên, Lái chu toàn và nhiều sản phẩm thêm TRẢI NGHIỆM MỚI cho cuộc sống tối ưu. Bạn có thể xem thêm thông tin chi tiết tại: https://opes.com.vn/.